【Officeソフト】PDFって何？どうやって保存するの？PDFで保存する時に気を付けたい3つのポイント

色々な資料を「PDFにして送ってほしい」と言われたことはありますか？

PDFとは、「Portable Document Format」の略称です。
ワードやエクセルと言った環境のないパソコンでも、ウェブブラウザ（EdgeやChrome等）があれば、MacやWindowsといったOSに限らず、スマホでも見られるデータです。

PDFにするメリット

PDFは、最終的に印刷された場合にどういうデザイン（配置）になるかというのも忠実に再現します。
つまり、他のパソコンで見ると崩れてしまうようなデザインや色のデータでも、PDFにすることによって、デザインを崩さずに相手に見てもらえることができます。また、基本的に編集ができないので、パンフレットや広告としてお客様にメールでお渡ししたり、インターネット上にアップロードし、QRコードを作ってみてもらえるようにするなど、活用の幅はとても広いですね。
しかし、編集できないということは、途中のデータとして保存するにはふさわしくはありません。注意が必要です。

PDFで保存する方法

「ファイル」から「名前を付けて保存」もしくは「エクスポート」を選んで保存します。
ファイルの種類の欄をPDFにして保存しましょう。

PDFで保存する時に気を付けたい3つのポイント

①印刷プレビューで、PDFの仕上がりを確認する

PDFで保存する時、WordやPowerPointであれば、何となく仕上がりイメージがつきやすいですが、Excelは「ページレイアウト」ビューにすればなんとかイメージはつかめると思いますが、なかなかデータをいじっているときに仕上がりイメージを付けることは難しいです。
PDFで保存する前に、一旦「ファイル」から「印刷」を押してみて、印刷プレビューを確認してみて下さい。PDFは印刷イメージを元に作成されますので、この印刷プレビューでおかしなところがあれば、修正しておきましょう。