PDFとは、「Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)」の略称の拡張子の一種です。

【拡張子って何？という方はコチラ！】

WordやExcel、PowerPointはもちろん、Photoshopやillustratorなどで作成したデータを、紙面などに印刷した際にどのように出力されるかというのを、各種ソフトを入れていないパソコンでも見られるようにしたのが、このPDFです。

例えば、Wordで作った文書ファイルは、そのままの保存ですと、基本的にはWordのソフトが入っているパソコンでないと開くことが出来ません。ですが、Wordで作ったものでも、拡張子をPDFで保存すれば、Wordが入っていないパソコンやスマホでも、文書データを見ることが出来ます。
どの端末でも同じものを見ることが出来るという、とても大きな利点のおかげで、PDFは文書ファイルの定番となったのですね。

では早速、メリットとデメリットも紹介していきます😊

PDFを使う6つのメリット

• 基本的に無料で使うことが出来る
• パソコン・スマホ問わず、ソフトやアプリがなくても同じ文書を見ることが出来る
• コンビニ印刷など、データから直接できる印刷機をはじめ、印刷所へのデータ入稿など、印刷関係に幅広く対応している
• 複数のページでも1つのファイルで開くことが出来る
• 作者が指定した箇所しか入力や変更ができないので、最終版として使用できる
• データで使用しているフォントをインストールしていなくても正しく表示される

PDFを使う3つのデメリット

• 再編集をしようとしたときに、WordやExcelなどの拡張子に無理やり変更すると、文章の体裁が崩れる
• 再編集をしようとしたときに、専用ソフトで有料登録が必要な場合もある
• パソコンやAndroid等のスマホでインターネットで見ようとしたのに、勝手にダウンロードされてしまうことがある

このように、PDFを使うメリットは大変多く、デメリットに関しては再編集の際のものがメインで、ダウンロードされてしまうものに関しては不要であれば消せばいい話ですので、大きなデメリットに貼らないかと思います。

もし、再編集が必要というようでしたら、元データもあるとスムーズに編集ができますね。

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